Op deze pagina
Kort antwoord: Een seizoensverslag van de moestuin vat het hele buitenseizoen samen in één document: de oogst per gewas, met gewogen en geschatte cijfers apart vermeld, de donaties en de organisaties die ze ontvingen, de activiteiten en het aantal deelnemers, het bezoeklogboek, gedateerde foto's, de problemen en hoe ze zijn opgelost, en het plan voor volgend seizoen.
Onderdeel van onze gids: De impact van stadslandbouw meten en rapporteren.
Waar de winter de buitenteelt stillegt, is het groeiseizoen nu voorbij. De laatste gewassen zijn geoogst, de bakken en stoffen potten zijn leeggemaakt of afgedekt, en het seizoensverslag van de moestuin komt binnen in iemands mailbox. Vaak wordt het alleen even doorgebladerd op zoek naar één oogsttotaal en daarna opgeborgen. Zonde, want het is het meest volledige document dat de boerderij in een jaar oplevert, en het komt precies op het moment dat budgetten, duurzaamheidsverslagen en het plan voor volgend seizoen worden geschreven.
Deze gids behandelt het seizoensverslag van een stadsboerderij als werkdocument. In warmere klimaten volgt het seizoen een andere kalender; daar geldt dezelfde controle zodra uw belangrijkste teeltperiode afloopt.
Wat is het verschil tussen een seizoensverslag en een certificeringsrapport?
Een seizoensverslag is het eigen verslag van de boerderij over één seizoen, geschreven voor de mensen die de boerderij bezitten, beheren en gebruiken; een certificeringsrapport is een indiening die punt voor punt is opgebouwd volgens de regels van een certificerende instantie. Het eerste beschrijft wat er is gebeurd. Het tweede toont aan dat een gebouw aan benoemde eisen voldoet, met bewijs bij elk punt, zoals ons artikel over de inhoud van een auditklaar certificeringsrapport uitlegt.
De twee hangen samen, maar het ene vervangt het andere niet. Gemeten cijfers uit een seizoensverslag, zoals gewogen oogst of gedateerde foto's, kunnen later dienen als bewijs in een certificeringsdossier. Het seizoensverslag zelf levert geen punten op en bewijst geen naleving.
Het verschilt ook van het verslag dat uw aanbieder van elk bezoek bijhoudt. Die bezoekverslagen beschrijven één bezoek tegelijk, terwijl het seizoensverslag ze optelt en het patroon verklaart. Ons artikel over wat uw aanbieder elke week zou moeten rapporteren gaat over die wekelijkse laag.
Wat hoort er in een seizoensverslag van de moestuin?
Een volledig seizoensverslag van de moestuin heeft acht onderdelen: een samenvatting van het seizoen, de oogst per gewas, donaties, activiteiten en deelname, het bezoeklogboek, foto's, problemen en oplossingen, en het plan voor volgend seizoen. Elk onderdeel beantwoordt een vraag die iemand in uw organisatie vóór het voorjaar zal stellen. De tabel laat zien wat elk onderdeel moet bevatten en waar een tweede blik loont.
| Onderdeel | Wat een goed verslag laat zien | Vraag door als |
|---|---|---|
| Samenvatting van het seizoen | Datum van het eerste en laatste bezoek, aantal bezoeken, teeltoppervlak of aantal potten en bakken, geteelde gewassen | de data ontbreken of het aantal bezoeken niet klopt met het bezoeklogboek |
| Oogst per gewas | Gewicht per gewas, elk cijfer gelabeld als gewogen of geschat | er één totaal staat zonder uitsplitsing en zonder labels |
| Donaties | Hoeveelheid, datum en ontvangende organisatie, alleen bij naam genoemd met haar toestemming | donaties worden vermeld zonder ontvanger of datum |
| Activiteiten en deelname | Elke activiteit met datum en het getelde aantal deelnemers | de deelname uit aanmeldingen komt in plaats van uit wie er echt was |
| Bezoeklogboek | Elk bezoek met datum en de belangrijkste werkzaamheden | er weken ontbreken zonder uitleg |
| Foto's | Gedateerde foto's uit het hele seizoen, gemaakt met toestemming | beelden geen datum hebben of mensen tonen die geen toestemming gaven |
| Problemen en oplossingen | Plagen, weerschade, problemen met toegang of bewatering, en wat eraan is gedaan | er helemaal geen problemen worden genoemd |
| Volgend seizoen | Gewassen om te houden, te schrappen of toe te voegen, en wijzigingen in de planning | de aanbevelingen niets te maken hebben met wat dit jaar gebeurde |
Twee regels gelden voor elk onderdeel. Het verslag noemt nooit personen bij naam, niet van deelnemers aan een activiteit en niet van mensen die gedoneerd voedsel ontvingen. En bij elk cijfer staat waar het vandaan komt. Daarover gaat het volgende deel.
Hoe onderscheidt u gemeten cijfers van schattingen?
Bij elk cijfer in het verslag hoort te staan of het gemeten is, dus gewogen, geteld of vastgelegd op het moment zelf, of geschat, dus berekend uit andere gegevens. Een schatting vermeldt bovendien hoe ze tot stand kwam en staat naast de gemeten totalen, nooit erin. Wie die twee mengt, kan de jaren niet meer vergelijken, omdat het totaal van volgend seizoen stijgt of daalt om redenen die niets met de boerderij te maken hebben.
Een schatting is soms terecht. Een weegschaal gaat stuk, een onweersbui maakt een bezoek korter, of de oogst gaat meteen naar een activiteit voor huurders voordat iemand hem kan wegen. Alleen ter illustratie, met verzonnen cijfers die bij geen echte boerderij horen: een verslag kan 38 kg tomaten vermelden die tijdens de bezoeken zijn gewogen, en op een aparte regel ongeveer 5 kg toevoegen die is geschat voor twee bezoeken zonder weegschaal, op basis van het gemiddelde van de gewogen bezoeken. De lezer kiest dan zelf welk cijfer hij citeert, en met welke toelichting.
Dat sluit aan bij de rapportageprincipes in GRI 1: Foundation 2021, die vragen om informatie die nauwkeurig, evenwichtig en verifieerbaar is: zo verzameld en vastgelegd dat de kwaliteit ervan kan worden onderzocht. De GRI-standaarden zijn geschreven voor hele organisaties, niet voor één boerderij, maar dezelfde gewoonten maken ook een seizoensverslag betrouwbaar.
Bij MicroHabitat leggen de stadsboeren elk bezoek vast in MyUrbanFarm, en die gegevens vormen de basis van het seizoensverslag van de boerderij. Het rapport houdt elke schatting gescheiden van de gewogen oogst en vermeldt haar als schatting. Tijdens het seizoen volgen klanten de boerderij via berichten en foto's op haar pagina in MyUrbanFarm.
Hoe leest u het verslag als het binnenkomt?
Lees het verslag altijd in dezelfde volgorde: eerst de data en het aantal bezoeken, dan de labels bij de cijfers, daarna de vergelijking met vorig seizoen en als laatste het deel over problemen. Zo ziet u de meeste gaten binnen een paar minuten.
- Data en bezoeken. Vergelijk het aantal bezoeken met het bezoeklogboek en met het bezoekschema in uw contract. Een verschil is niet altijd een fout, maar het moet wel worden uitgelegd.
- Labels. Zoek de grens tussen gewogen en geschatte cijfers. Vindt u die niet, vraag het dan voordat u een totaal citeert.
- Vergelijking. Bestaat er een verslag van vorig jaar, vergelijk dan gelijk met gelijk: dezelfde gewassen, hetzelfde teeltoppervlak en dezelfde rekenbasis. Andere potten of een andere gewaskeuze verklaren veel verschillen.
- Problemen en oplossingen. Lees dit deel rustig. Het vertelt wat de boerderij volgend jaar van het gebouw nodig heeft, zoals een waterpunt, toegang tot het dak of een andere planning.
Een verslag zonder enig probleem verdient meer vragen, niet minder. Het evenwichtsprincipe in GRI 1 vraagt om een eerlijk beeld van negatieve én positieve effecten, en een seizoen op een dak verloopt zelden zonder hittegolf, plaag of gemiste week. Juist als die benoemd zijn, met wat eraan is gedaan, wordt het goede nieuws geloofwaardig.
Hoe gebruikt u het verslag in de winter?
In de winter is het verslag vooral nuttig op vier plekken: in de duurzaamheids- of ESG-rapportage, in de communicatie met huurders of medewerkers, bij de verlenging van het budget en voor het teeltplan van volgend seizoen. Elk gebruik vraagt om een ander uittreksel, niet om het hele document.
- Duurzaamheids- en ESG-rapportage. Citeer gemeten cijfers als gemeten en schattingen als schattingen. Voor vastgoedteams die aan GRESB deelnemen: de resultaten van 2026 zijn op 1 oktober 2026 gepubliceerd, en een “Results Performance Review” kan volgens de GRESB-kalender tot 30 januari 2027 worden aangevraagd. Gaat uw duurzaamheidsteam in die periode zijn gegevens na, bewaar het seizoensverslag dan waar het team het vindt.
- Communicatie met huurders en medewerkers. Gebruik een of twee cijfers, een gedateerde foto, een bedankje aan iedereen die meedeed en de datum waarop de boerderij terugkomt. Vastgoedteams vinden meer over een boerderij als voorziening voor huurders op onze pagina over commercieel vastgoed, werkgevers op onze pagina voor bedrijven.
- Verlenging van het budget. Het verslag laat in gewone woorden zien wat het programma heeft opgeleverd. Onze gids over het budget voor een stadslandbouwprogramma in 2027 legt uit in welk budget die kosten meestal vallen en wanneer erover wordt beslist.
- Teeltplan voor volgend seizoen. Gewassen die goed groeiden, gewassen die niemand wilde en de wensen van uw donatiepartner horen thuis in het gesprek met uw stadsboer, voordat de zaden worden besteld.
Bewaar het verslag van elk jaar op dezelfde plek. Twee of drie seizoenen naast elkaar zeggen veel meer dan één los verslag, mits de cijfers elk jaar op dezelfde manier zijn gelabeld. GRI noemt dat vergelijkbaarheid: informatie die consequent wordt gerapporteerd, zodat veranderingen in de tijd te analyseren zijn.
Wat vraagt u uw aanbieder als er iets ontbreekt?
Vraag het nu, zolang de gegevens van het seizoen vers zijn en voordat de budgetten vastliggen, want veel gaten zijn te vullen met gegevens die de aanbieder al heeft. Deze vragen dekken de gebruikelijke gaten:
- Welke bezoeken vallen onder dit oogsttotaal, en op welke data vonden ze plaats?
- Welke cijfers zijn geschat, en hoe is elke schatting berekend?
- Welke organisaties hebben donaties ontvangen, en mogen we ze in onze eigen communicatie noemen?
- Wat ging er dit seizoen mis, en wat verandert daardoor volgend jaar?
- Kunnen we de onderliggende gegevens krijgen in een formaat waar ons duurzaamheidsteam mee kan werken, en van wie zijn die gegevens?
- Wanneer is het plan voor volgend seizoen klaar?
Kiest u een aanbieder voor een installatie in het voorjaar van 2027, stel deze vragen dan vóór u tekent en niet pas na het eerste seizoen. Een voorbeeldverslag zonder klantgegevens laat precies zien wat u krijgt en hoe de aanbieder gemeten cijfers scheidt van schattingen.
Veelgestelde vragen
Wanneer hoort het seizoensverslag binnen te zijn?
Mik op enkele weken na het laatste bezoek, vroeg genoeg voor de budgetgesprekken en de rapportage aan het eind van het jaar. Leg de datum vast in het contract, zodat die niet van goede wil afhangt. Waar het seizoen op een ander moment van het jaar eindigt, stemt u de datum af op de lokale kalender.
Mogen we het verslag delen met huurders, medewerkers of het publiek?
Deel een samenvatting in plaats van het hele document. Haal alles weg waarmee iemand herkenbaar is, controleer of elke genoemde partner toestemming heeft gegeven en vermeld geschatte cijfers in elke publicatie als schatting.
Krijgt een binnenboerderij ook een seizoensverslag?
Een binnenboerderij blijft de hele winter groeien en heeft dus geen natuurlijk einde van het seizoen. Spreek in plaats daarvan een vaste rapportageperiode af, zoals uw boekjaar of elk halfjaar, en vraag om dezelfde opbouw: gelabelde oogstcijfers, activiteiten, bezoeken, foto's, problemen en het plan voor de komende periode.
Staat er een boerderij op de planning voor het voorjaar van 2027, dan is deze winter een goed moment om af te spreken wat het seizoensverslag moet bevatten. Wilt u nu al iets zien groeien, dan groeit een binnenboerderij ook in de koude maanden gewoon door.
